Distribution – mode d’emploi

18h30 : arrivée des 4 permanents de l’AMAP et de Ludovic Sanglier

Répartition des rôles :

  • Le responsable de la permanence s’assure de la répartition des rôles.
  • 2 personnes préparent la salle : 1 s’occupe de l’espace “grands” paniers et 1 de l’espace “petits” paniers.
  • 2 personnes déchargent le camion. Lorsque tout est déchargé :
    • 1 personne à l’accueil pour préparer la liste d’émargement et accueillir les Amapiens  
    • 1 personne qui distribue les paniers (va les chercher et les remet aux Amapiens) / réapprovisionne / aide pour tout besoin

Préparation de l’espace de distribution: 2 permanents

  • Récupérer les clés du local dans lequel est le matériel (le local est à l’étage du dessous, à l’extérieur,  (description à préciser) )auprès de Khader (accueil de la MPT)
  • Ramener tout le matériel sur le lieu de distribution (classeur, sacs, nappes, balances, feutres pour tableau, balai, sacs plastiques … ) 
  • Libérer l’espace de la cafétéria si des personnes y sont encore (c’est un espace public)
  • Mettre en place les tables et les nappes/bâches dessus :
    • Sur la gauche : 1 table destinée aux grands paniers (29)
    • Sur la droite : 1 table destinée aux petits paniers (31)
    • Mettre un banc devant chaque table pour poser ensuite les paniers prêts
    • NB: à la fin de la distribution les tables seront à remettre en place
  • Vérifier la charge des balances et les recharger si besoin (ou changer les piles)
  • Préparer les tableaux blancs :
    • Enlever les affiches disposées sur le tableau
    • Marquer les quantités à préparer par panier (grand / petit) – liste indiquée par le producteur Ludovic Sanglier (cf. ci-dessous)
  • Positionner dès le départ le nombre exact de sacs à préparer derrière chaque emplacement : 
    • 29 sacs derrière la table des grands paniers
    • 31 sacs derrière la table petits paniers
  • Sortir les documents du classeur: listes d’émargement, liste pour les paniers oubliés, liste d’attente
  • Les positionner en bout de bar

Décharger le camion : 2 permanents

  • Définir avec Ludovic les légumes du petit panier et du grand panier pour organiser le déchargement (dans les grands paniers il y a en général 2 ou 3 légumes en plus de ceux des petits paniers)
  • Ecrire les listes au tableau, si possible en séparant les légumes unitaires (1 salade, 1 potimarron) et les légumes à peser (1 kg de pommes de terre, 800 g de courgettes)
    • Quand il y a deux sortes du même légume, demander à Ludovic de préciser la répartition (ex : tomates zébrées et tomates normales, courgettes jaunes et courgettes vertes…)
  • Amener les caisses de légumes dans la salle de distribution,  derrière les tables de préparation
  • Répartir les caisses d’un même légume derrière les 2 tables (les poser sur les rebords (par terre si manque de place), derrière la table des “grands paniers” et derrière la table des “petits paniers”)
  • Une fois vides, donner les caisses à Ludovic pour qu’il les remette dans son camion

Préparation des paniers: 2 permanents

  • 1 personne (au moins) à la préparation des grands paniers et 1 personne (au moins) à la préparation des petits paniers
  • (la personne qui fera l’émargement aide jusqu’à l’arrivée des premiers amapiens, l’autre personne aide à la préparation des paniers, réapprovisionne les caisses, etc.)
  • Il faut préparer exactement  29 grands paniers et 31 petits paniers
  • Commencer à préparer les paniers, pour être prêts pour les premiers arrivants
  • Mettre les légumes lourds en premier au fond des paniers 
  • Poser les paniers prêts sur le banc en attendant de les donner (attention à ne pas mélanger grands et petits paniers préparés!)
  • → La préparation des paniers continue après 19h et la distribution des premiers paniers

Accueil : 1 permanent

  • Préparer les documents nécessaires : 
    • liste d’émargement
    • liste des personnes qui n’ont pas rapporté leurs paniers
    • liste d’attente
  • Lorsqu’un AMAPIEN arrive pour récupérer son sac : 
    • Récupérer son sac vide (un panier plein en échange d’un sac vide) – si pas de sac rapporté, inscrire son nom sur la liste de ceux qui n’ont pas rapporté leurs paniers
    • Noter également ceux qui rapportent les paniers oubliés précédemment
    • Faire signer la feuille d’émargement
    • Envoyer la personne vers la bonne table (petit/grand panier)
  • Si une personne souhaite s’inscrire à l’AMAP => inscrire ses coordonnées sur la liste d’attente

Début de la distribution

  • Ne pas distribuer avant 19h00 => faire patienter ceux qui sont en avance
  • Dans chaque espace (espace “grands paniers” et espace “petits paniers”), c’est la personne en charge de la distribution qui remet les paniers aux Amapiens, en vérifiant que ceux-ci sont bien passés d’abord par l’émargement

20h00 : fin de la distribution

  • Conseil : être strict sur l’horaire (rappeler que c’est 20h)
  • S’il reste des paniers préparés et non distribués, appeler les personnes qui ne sont pas venues et leur donner 5 minutes pour venir les chercher (tolérance le temps du rangement)
  • Si malgré tout il reste des paniers, les permanents s’arrangent entre eux

20h00 : rangement

  • Les légumes en trop et les caisses sont repris par Ludovic Sanglier (il prévoit de la marge sur certains légumes)
  • Plier les bâches, laver les tables, ranger le matériel (balances, paniers…)
  • Effacer le tableau blanc et remettre les affiches
  • Passer un coup de balai au sol
  • Remettre les tables et bancs en place
  • Ranger le matériel dans le local

20h15/30 : départ et fermeture 

  • remettre les clés … (endroit du bar de l’accueil à préciser)  

1 commentaire sur “Distribution – mode d’emploi”

  1. 1-Nous ne sommes pas assez nombreux à 4, nous n’avons pas le temps d’être prêts pour 19h. Il faudrait prévoir l’arrivée vers 18h15, le temps de récupérer le matériel et de préparer les lieux.
    2-Il faudrait en s’inscrivant pour la permanence, signaler que l’on ne peut pas porter des caisses lourdes pour que les personnes qui s’inscrivent à la même date puissent en tenir compte. Nous avions 3 personnes sur 4 qui n’ont pas pu aider Ludovic. Or Ludovic arrivé à 18h45 ça ne laisse pas le temps de préparer des paniers à l’heure…
    3- Pour la préparation des paniers, nous avons pensé qu’il faudrait 3 personnes pour les grands et 2 personnes pour les petits.
    4- Et une personne pour l’accueil, la signature et le sac.

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